Банк — сложная система и с технической, и с операционной точки зрения, но в ситуации, когда миллионы людей по всему миру и тысячи в России работают из дома, банки не могут быть исключением. Переход на удаленный режим не должен нарушать работоспособность систем, требования к информационной безопасности, а клиенты банка должны получать тот же уровень сервиса, что и раньше. Как банку подготовиться к переходу на удаленку и сохранить эффективность всех рабочих процессов? Вот несколько советов из опыта Райффайзенбанка.
Советы для банков:
Создайте инфраструктуру для удалённой работы. Нам в каком-то смысле повезло. Мы развиваем формат удаленной работы с тех пор, когда это было скорее нашей прихотью, чем необходимостью. С 2018 года мы совершенствуем наш бренд работодателя в сфере IT, а для технических специалистов возможность работать вне офиса является важным преимуществом. Они ценят не только интересные задачи, но и гибкость, и не любят чувствовать себя привязанными к рабочему столу. В конце 2018 года мы разработали техническую инфраструктуру удалённого доступа, создали юридический регламент и начали внедрение.
Отдельная сложность для больших компаний, создающих много продуктов для различных групп клиентов, — отсутствие internal open source, другими словами, возможности разрабатывать разные продукты на одной платформе независимо, а главное, безопасно. Если практика internal open source внедрена, продуктовые команды работают автономно, при этом, благодаря применению инженерных практик, вносимые ими изменения не несут угрозы работоспособности платформ и систем. В таких условиях даже переход команд на удалёнку не помешает работе над продуктами. Конечно, это не касается критически важных процессов, поддержка которых производится 24/7.
Благодаря реализации всего перечисленного к сегодняшнему дню работать удаленно могут все, чьи задачи не требуют постоянного присутствия в офисе, в том числе разработчики, тестировщики, дата-саентисты и др. В основном это сотрудники головного офиса — более трёх тысяч человек. Сейчас все они перешли на работу из дома.
Сотрудники отделений из-за специфики своей работы перейти на удаленку не могут. Задача банка в этом случае – обезопасить сотрудников и клиентов, усилив меры дезинфекции помещения, быстро и своевременно оценивать актуальную загруженность офисов и текущую ситуацию, чтобы корректировать часы работы отделений или принимать более радикальные меры.
Подумайте о техническом обеспечении. Изначально банк ввел два формата удалённого доступа — через личное устройство сотрудника или через корпоративный ноутбук. Доступ через личное устройство ограничен основными программами, но для некоторых специалистов в большинстве случаев он достаточен, а его установка не требует дополнительных затрат со стороны компании. Корпоративный ноутбук работает через защищенный канал связи (VPN) и после многофакторной аутентификации даёт полноценный доступ к рабочей среде. Однако ноутбуки надо закупать и предварительно готовить к работе, что требует времени.
Хотя мы практиковали удалённую работу раньше, для массового перевода сотрудников всё равно понадобились экстренные меры. Так, если за весь 2019 год было оформлено 550 заявок на корпоративные ноутбуки, то всего за одну неделю после решения о переводе сотрудников на работу из дома — более 600.
Что важно проверить перед уходом на удаленную работу:
- наличие необходимого ПК и комплектующих (наушники, мышь и пр.)
- доступ к почте
- доступ к критически важным файлам и системам
- наличие интернета
Советы для сотрудников:
Оставайтесь на связи. Парадоксально, но, если дистанционный формат работы становится основным, люди начинают испытывать дискомфорт от отсутствия привычной им рабочей среды общения. Во время работы из дома нет возможности вживую пообщаться с коллегами, сходить вместе на обед. Пересмотрите периодичность групповых встреч. Сделайте их чаще, чтобы быть в одном информационном поле и не терять связи с командой.
Нужно помнить, что статус коллеги «в сети» не означает, что он будет мгновенно отвечать в чате или почте. Как и на рабочем месте, он может быть занят другой задачей, обедать или разговаривать по телефону. Поэтому лучше заранее договориться о способах взаимодействия:
- Создайте общекомандный чат и договоритесь о его функциях: например, пусть в нем решаются общие важные вопросы. Следите за соблюдением этого правила, потому что если в чате будет много личных фотографий и прочего флуда, часть коллег перестанет им пользоваться
- Определите способ связи для решения экстренных вопросов, например, это может быть звонок. При этом обращайте внимание на календарь: возможно, сотрудник во время вашего звонка находится на встрече
- Договоритесь об актуализации календаря, чтобы вы могли назначать встречи и видеть занятость сотрудника перед тем, как обратиться к нему
- Проводите встречи с использованием видео. Такой формат поможет команде стать ближе. Дополнительные плюсы: видео можно записать и отправить тем, кто на встрече отсутствовал, либо пересмотреть, если возникли вопросы и расхождения.
Контролируйте задачи, а не присутствие онлайн. Многие руководители задаются вопросом: как понять, что сотрудник действительно работал дома? Ответ прост: запросить результаты. Вам не нужно подробное расписание на день, достаточно короткого отчета о статусе выполнения задач.
Обсудите в команде, в каком формате вы хотите получать отчетность сотрудников. Это могут быть ежедневные групповые звонки либо письма с итогами дня и планами на следующий день.
У нас такую практику давно используют менеджеры, которые работают с распределенными командами, и они признали её преимущества. Действительно, в офисе прогресс в выполнении задач обычно отслеживают не так внимательно, как при взаимодействии с удалёнными коллегами. Сам факт присутствия на работе воспринимается как работа, хотя он ничего не говорит об эффективности человека. Так что подобный способ контроля выполненных задач может оказаться уместным и по возвращении в офис.
Определите границы рабочего времени. Удаленная работа не то же самое, что свободный график. Если у сотрудников не согласованы иные условия, в рабочие часы они должны быть на связи. Если вы руководитель, договоритесь, чтобы рабочее время всех членов вашей команды пересекались хотя бы на шесть часов. А лучше всего стараться начинать и заканчивать работу по тому графику, которого придерживаетесь в офисе.
Многие не любят работать из дома, потому что такая работа у них превращается в круглосуточную. Чтобы этого избежать, лучше придерживаться определенных правил. В конце рабочего дня выключите компьютер и уберите бумаги. Пусть это станет сигналом, что работа окончена, и тогда день не превратится в непрекращающуюся проверку поступающих сообщений. Другой совет — внесите последним пунктом в свой список дел что-то из домашних задач. Так, когда рабочее время закончится, вы сможете сразу переключиться.
Для многих крупных компаний вынужденный переход на удаленную работу станет непростым испытанием, своеобразной встряской. Не исключено, что те, кто преодолеет все сложности, в конечном итоге пересмотрят свое отношение к организации удаленной работы в принципе и обеспечат большему числу сотрудников возможности для работы из дома.
Автор — управляющий директор по работе с персоналом Райффайзенбанка Владимир Химаныч
Во времена финансовых кризисов банкирам важно оставаться в курсе текущих новостей. Подпишись на наш телеграм – канал Frank RG (https://t.me/frank_media) чтобы оперативно получать данные о ситуации в банках и экономике. Не пропусти, когда начнется!
